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法人のメールサーバー選び、会社のメールアカウント管理

個人のお店のメールアドレスならばフリーメールで事足りることもありますが、法人としてメール運用を考える時、アドレスの発行やパソコンの設定など、誰もが使いやすいメール環境を整えるのは結構大変なことです。
レンタルサーバーを選ぶ際に押さえておきたいポイントや、メールアドレスを管理する上で必要な知識を紹介します。

Webサーバーとメールサーバーの違い

レンタルサーバーを契約してホームページを公開していると、メールアドレスを発行する機能があるからなんとなく使ってるという人も多いかと思います。

基礎的な仕組みを噛み砕いて説明すると、ホームページを公開するためのデータと受信したメールは、パソコンで言うと別々のフォルダに保存されます。また、ホームページとメールはそれぞれ別のパソコン(サーバー)に保存することもできます。

1社のレンタルサーバーと契約しホームページとメールが同じサーバーに保存されるケースや、ホームページとメールは別のサーバーに保存されることもあります。さらにはホームページとメールを別々の会社で管理する場合もあります。

サーバーを分散してトラブルを回避

ホームページとメールを同じパソコンに保存するとなると、ホームページのアクセス負荷が高くなった時に、メールの送受信ができなくなったり遅延を起こすことがあります。またサーバーのメンテナンスやトラブル時に「ホームページは見れないし、メールも届かない!」なんてことも起こります。

Webサーバーとメールサーバーを分けて置くことで、「ホームページは見れないけどメールは送受信できる」「メールは送受信できないけどホームページは見れる」と言った具合にリスクを分散することができます。

共有サーバーのデメリット

Webサーバーとメールサーバーが同じサーバーにあり、さらに複数のユーザーが使う共有サーバーだとどうなるでしょう?自身のサイトやメールの負荷ならともかく、他のユーザーが負荷をかけた場合のリスクも伴います。

ビジネス用途で業務が止まると困る場合は、専用サーバーやWebサーバーとメールサーバーを分散する重要性に気がつくはずです。

メールサーバーの選び方

メールがどのサーバーに届くかはDNSサーバーのMXレコードで管理することができます。この「DNSサーバー」を理解していればメールサーバーを自由に変更することができます。もし難しいと感じるならば、レンタルサーバーに付属したメールサーバーを使う方向で契約するサーバーを検討するのが良いです。

メールサーバーを選ぶ時のポイントがいくつかあるので紹介します。

メールボックス容量

1アカウントで保存できるメールの容量を決めて利用するサーバーだと容量がいっぱいになった時にメールが受信できなくなったり、古いメールが自動的に削除される場合があります。容量無制限のサーバーもあるので、長期的に運用するならちゃんと調べてから契約するのが良いです。

メールの送信数制限

サーバーによっては負荷軽減のために、1時間に送れるメールの数に制限をかけているところがあります。社内メールや取引先とのやりとりでは、よほどのことがなければ制限にかかることはありませんが、メールマガジンを送る場合は注意が必要です。

添付ファイルの容量上限

最近では100MB程度の添付ファイルを送受信できるサーバーがほとんどですが、中には数MBが上限のところもあります。よくある質問やヘルプにしか記載されていないことが多いので、契約前にチェックしておくことをおすすめします。

メーリングリスト機能

特定のアドレスにメールを送ると、設定したメンバー全員にメールが届く機能があります。メールの転送でも代用できますが、管理画面から受信メンバーを選択したり、過去ログをチェックする機能などがあるので、メーリングリストの機能に対応しているか確認しておくと便利です。

メールアドレスの管理

会社のメールアドレスは個人ごとに発行したり、ホームページのお問い合わせ窓口用に発行するなど、複数のメールアドレスを管理することが多いかと思います。最低限でもアドレスを発行し、パソコンのメールソフトで送受信する設定ができる人員が必要となります。

メールアドレスの発行

ほとんどのレンタルサーバーでは管理画面にログインし、自分でメールアドレスを発行しなければなりません。管理画面の使い方はサーバー側のサポートにも教えてもらえるので、アカウントを決めてパスワードなどを設定すれば簡単に発行することができます。

メールソフトの設定

最近ではレンタルサーバーにWebメールの機能があるので、ブラウザからメールの送受信を行うことができます。

しかし、パソコンのメールソフトで送受信するには、はじめに受信設定を行わなければなりません。

少人数の中小企業ならばパソコンの設定を一人で賄うこともできるかと思いますが、人数が多くなれば設定の手間やトラブル対応に追われることが増えるので注意が必要です。

グループウェアだと管理が楽に!

パソコンにインストールされているメールソフトを利用すると、「メールソフトが立ち上がらなくなった」「パソコンが壊れてメールが消えた」などの理由で業務が止まる事があります。

G suiteやサイボウズ、LINEワークスなどの、グループウェアに付属しているメールサーバーを利用すると、ブラウザ上でメールの送受信を行うことができるので、こうしたトラブル時の手間を大幅に削減することができます。

メールアドレスの発行もグループウェア側で行うことができるので、管理が楽になります。

メールサーバーの移転は大変

新しく立ち上げた会社や、新サービスで使い始めたドメインならば自由にメールサーバーを選ぶことができますが、メールの運用を始めるとサーバーを変更するのはかなり難しくなります。

サーバーの切り替え時に最大72時間程度はメールの送受信が不安定になります。会社の場合は全社員のパソコンのメールソフトの受信設定を変更しなければなりません。少数精鋭のIT企業なら設定を変えるくらい簡単かもしれませんが、一般的な企業では各個人に変更してもらうのは難しいとこが多いです。なので、「試しに使ってみて良くなかったら別のサーバーに変えよう」という考えオススメできません。

できれば将来性も考えて信頼できるレンタルサーバー会社を選び、長期的な事業計画を見据えた上で最善の組み合わせを考える必要があります。

おすすめのレンタルサーバー

安定性を第一に考えるなら、Webサーバーとメールサーバーが分散されている、CPIサーバーがオススメです。

発行できるメールアカウント数や1アカウントあたりのメールボックスの容量も無制限なので、事業拡大の見込みが大きくても安心して使うことができます。

メールの送受信が暗号化されてセキュリティ対策バッチリのPOPやIMAPはもちろん、Webメールもいくつかの選択肢があり充実しています。

G suiteを利用する場合、連携をメールアカウント単位で行えるので、社内の一部の人だけ「Gメールを利用してメールを送受信したい」という要望にも答えられます。

他社からの移転時でも初期設定のサポートを行ってもらえるので、パソコンの操作が苦手な人でも安心です。

詳細は下記をチェックしてみてください。